TeKoS

TeKoS is een bedrijfsinformatiesysteem dat uw communicatie met interne en externe partijen beheert. Afspraken met klanten kunnen eenduidig worden vastgelegd en zijn voor al uw medewerkers inzichtelijk. De resultaten van uw inspanningen zijn eenvoudig terug te koppelen naar zowel de interne en externe gebruikers (klanten). Met deze terugkoppeling is effectieve communicatie en kwaliteitsbewaking op ieder niveau mogelijk.
Zowel gebruikers als managers ervaren TeKoS als een onmisbaar hulpmiddel om hun dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen.

Feature list

• Meldingen
  De communicatie binnen TeKoS vindt plaats door middel van meldingen. Hierin wordt de communicatie vastgelegd en kunnen taken gedelegeerd en teruggekoppeld worden.
• Fasemodel
  Meldingen kunnen zich in verschillende fases bevinden die de huidige status van de melding weergeeft. Welke fases dit zijn wordt vastgelegd in het Fasemodel dat specifiek voor uw onderneming wordt opgebouwd. Het is gebleken dat het Fasemodel van TeKoS een bijzonder krachtig hulpmiddel kan zijn om zelfs de meest complexe situaties correct af te handelen.
• Acties naar aanleiding van het Fasemodel
  In het fase model kunnen specifieke acties aan een faseovergang gekoppeld worden. Hierdoor kunnen in een fase overgang acties uitgevoerd worden, zoals het verzenden van een email naar degene die verantwoordelijk wordt voor de melding.
• Ticketnummer / Melding vervolgen
  Iedere melding die opgevoerd wordt krijgt een uniek ticketnummer. Dit maakt het volgen van meldingen binnen het systeem eenvoudig en doeltreffend. Ook klanten kunnen met behulp van het unieke ticketnummer hun melding volgen, zij krijgen echter alleen de communicatie te zien die vrijgegeven is voor externe doelen. Overigens is ieder ticketnummer voorzien van een hyperlink, zodat u nooit nummer hoeft in typen.
• Private Notes
  De tekst in meldingen bestaat uit twee delen. Een publiek deel en de privé aantekeningen. Dit zijn notities die alleen gebruikers van het systeem kunnen zien, waardoor meldingen die zichtbaar zijn voor klanten wel klant specifieke gevoelige informatie kunnen bevatten zonder dat deze zichtbaar is voor de klant.
• Deadlines
  Vanzelfsprekend kennen meldingen een deadline. Hierdoor is in overzichten te zien wat de meest urgente aandachtspunten zijn.
• Melding overzichten
  In TeKoS zijn alle noodzakelijke overzichten van meldingen aanwezig. Deze overzichten geven snel toegang en er kan op verschillende kolommen en te filteren worden gesorteerd. Per gebruiker kan ingesteld worden welke overzichten gebruikt worden. Hierdoor ervaart iedere gebruiker TeKoS als een heel persoonlijk, overzichtelijk en efficiënt hulpmiddel.\
• Meldingen zoeken
  Met behulp van een geavanceerde zoekmachine wordt het terugvinden van relevante (historische) informatie erg snel en gemakkelijk binnen TeKoS. Voor bedrijven en helpdesks is dit vaak van levensbelang.
  
• Klanten
  Het systeem heeft uitgebreide mogelijkheden om klantgegevens op te slaan. Gegevens van klanten zijn terug te vinden in het adressenboek van waaruit een klant in behandeling genomen kan worden. Vanaf dat moment wordt in overzichten van meldingen gefilterd op deze klant zodat alleen specifieke meldingen getoond worden.
• Projecten
  Binnen TeKoS is het mogelijk om projecten te definiëren. Hiermee kunnen meldingen en klanten verder gegroepeerd worden voor allerlei doeleinden. Net als een klant, kan ook een project in behandeling genomen worden waardoor alleen de meldingen die bij het project horen zichtbaar zijn in het overzicht.
• Categorieën
  Binnen projecten worden categorieën gedefinieerd waaraan meldingen gekoppeld worden. De categorie is een eigenschap van de melding en geeft aan wat voor soort melding dit is.
• Klanten, projecten en categorieën combineren
  Door te werken met combinaties van klanten, projecten en categorieën kunt u snel en efficiënt de meest ingewikkelde organisatievormen beheren. TeKoS kent op dat gebied weinig beperkingen, zo kunnen klanten zelfs een bepaalde rol binnen projecten hebben. Het rechtenbeheer binnen TeKoS zorgt voor een correcte afhandeling.

Gebruikers

• Gebruikers
  Binnen het systeem zijn er gebruikers aan te maken die zich bij het systeem kunnen aanmelden. Deze gebruikers mogen meldingen aanmaken en kunnen verantwoordelijk zijn voor meldingen.
• Gebruikersrechten
  Binnen TeKoS is het mogelijk om gebruikers rechten te geven voor specifieke taken binnen een context van een project en/of categorie. Hierdoor is heel nauwkeurig in te stellen welke gebruiker wat mag binnen het systeem.
• Gebruikersinstellingen
  Iedere gebruiker kan zijn eigen instellingen kiezen zoals hij/zij het prettigst werkt. Zo kan de gebruiker bijvoorbeeld per overzicht instellen welke kolommen hij/zij zichtbaar wil hebben en hoe het overzicht standaard gesorteerd wordt.

Gebruikers Interface

• Web Based Software
  TeKos is web based software, hierdoor is het mogelijk om met alleen een internet browser en wachtwoord gebruik te maken van de applicatie, ook op locatie bij de klant. Tevens betekent dit dat er binnen uw organisatie geen software geïnstalleerd hoeft te worden doordat de applicatie draait op een door BitBox onderhouden webserver.
• Ondersteuning voor meerdere talen
  TeKoS kan eenvoudig omgezet worden naar andere talen. De resourcemanager maakt het mogelijk om een taal voor alle gebruikers, maar ook voor gebruikers afzonderlijk in te stellen.
• Uw eigen gebruikersinterface
  Door een geavanceerde scheiding tussen de applicatie en de feitelijke gebruikers interface is het mogelijk om de gebruikers interface aan te passen voor doelen en specifieke wensen van klanten die past bij uw huisstijl.